Las diferencias entre apoderado y administrador de una sociedad afectan al origen de sus facultades, su responsabilidad y la forma en que representan a la empresa. Administrador y apoderado no son lo mismo, aunque ambos puedan actuar en nombre de la sociedad, firmar documentos y representarla frente a terceros.
El administrador forma parte del órgano de administración de la sociedad. El apoderado, en cambio, recibe determinadas facultades mediante un poder y solo puede actuar dentro de los límites establecidos en ese documento.
Esta diferencia aparece con frecuencia en operaciones de venta de sociedades. Cuando una persona compra una SL ya constituida puede nombrarse nuevo administrador y, al mismo tiempo, otorgar poderes a otras personas para que realicen determinadas gestiones.
También es importante revisar esta cuestión antes de comprar una de nuestras sociedades urgentes, porque el cambio de administrador y la existencia de poderes anteriores son cuestiones diferentes.
¿Cuál es la principal diferencia entre administrador y apoderado?
La principal diferencia entre administrador y apoderado está en de dónde proceden sus facultades.
El administrador es un órgano de la sociedad. La Ley de Sociedades de Capital establece que corresponde a los administradores la gestión y representación de la empresa.
El apoderado no forma parte del órgano de administración por el simple hecho de recibir un poder. Es una persona a la que la sociedad autoriza para realizar determinados actos en su nombre.
Dicho de una manera sencilla:
- Administrador: administra y representa la sociedad por razón de su cargo.
- Apoderado: representa a la sociedad porque se le han concedido unas facultades mediante un poder.
Tabla de diferencias entre administrador y apoderado
La tabla de diferencias entre administrador y apoderado resume las principales diferencias prácticas entre ambas figuras societarias.
| Característica | Administrador | Apoderado |
|---|---|---|
| Naturaleza | Órgano de la sociedad | Representante voluntario |
| Origen de las facultades | Ley, estatutos y cargo | El poder otorgado |
| Nombramiento habitual | Junta General | Órgano de administración |
| Aceptación del cargo | Necesaria | No funciona como un cargo societario sujeto al mismo régimen de aceptación |
| Registro Mercantil | El nombramiento se inscribe | Los poderes generales se inscriben; determinados poderes concretos no requieren inscripción |
| Facultades | Representación orgánica de la sociedad | Únicamente las incluidas en el poder |
| Responsabilidad societaria | Sometido al régimen específico de responsabilidad de administradores | No tiene automáticamente la misma responsabilidad por el mero hecho de ser apoderado |
| Revocación | Debe producirse el cese correspondiente | El poder puede ser revocado por la sociedad |
| Puede ser socio | Sí, pero normalmente no es obligatorio | Sí, pero tampoco tiene que serlo |
¿Qué es un administrador de una sociedad?
El administrador de una sociedad es la persona física o jurídica encargada de la gestión y representación de la sociedad como parte de su órgano de administración.
Puede organizarse de diferentes maneras:
- Administrador único.
- Varios administradores solidarios.
- Administradores mancomunados.
- Consejo de administración.
La forma concreta de administración depende de los estatutos y de los acuerdos adoptados por la sociedad.
Además, salvo que los estatutos dispongan lo contrario, una persona no tiene que ser socio para poder ser nombrada administrador.
¿Quién nombra al administrador?
El administrador es nombrado, como regla general, por la Junta General. Este nombramiento determina quién pasa a formar parte del órgano de administración de la sociedad.
El administrador debe aceptar el nombramiento y este se inscribe en el Registro Mercantil.
El cambio no consiste, por tanto, simplemente en entregar una autorización a una persona para que firme.
Se está modificando quién forma parte del órgano encargado de gestionar y representar la sociedad.
Si necesitas profundizar en esta operación, puedes consultar nuestra guía sobre cambiar el administrador de una sociedad .
¿Qué puede hacer un administrador?
Un administrador puede gestionar y representar a la sociedad en los términos que correspondan según la forma en que esté organizado el órgano de administración. La Ley de Sociedades de Capital atribuye a los administradores la representación de la sociedad en juicio y fuera de él.
El ámbito de esa representación se extiende a los actos comprendidos en el objeto social.
Además, el administrador tiene obligaciones que van mucho más allá de firmar contratos.
Entre sus funciones pueden encontrarse:
- Gestionar la actividad de la sociedad.
- Representarla frente a terceros.
- Firmar contratos.
- Convocar juntas cuando corresponda.
- Formular las cuentas anuales.
- Adoptar decisiones de gestión.
- Controlar adecuadamente la situación de la empresa.
- Cumplir los deberes legales propios del cargo.
¿Qué es un apoderado de una sociedad?
Un apoderado de una sociedad es una persona a la que la empresa concede facultades para actuar en su nombre mediante un poder.
Su capacidad para representar a la empresa no nace de un cargo societario, sino del poder que se le ha otorgado.
El poder puede ser muy amplio o limitarse a determinadas operaciones.
Si quieres profundizar específicamente en esta figura, puedes consultar nuestro artículo sobre apoderado de una empresa .
¿Qué puede hacer un apoderado?
Lo que puede hacer un apoderado depende de las facultades que incluya el poder. No puede presumirse que cualquier apoderado esté autorizado para realizar cualquier acto.
Por ejemplo, una sociedad puede autorizar a una persona para realizar únicamente operaciones bancarias, representar a la empresa ante determinadas Administraciones o firmar determinados contratos.
También puede otorgarse un poder general con una relación mucho más amplia de facultades.
Sin embargo, incluso cuando el poder es muy extenso, el apoderado sigue actuando como representante voluntario. No se convierte automáticamente en administrador ni ocupa el lugar del órgano de administración.
Apoderado general y apoderado especial
La diferencia entre un apoderado general y un apoderado especial está principalmente en el alcance de las facultades que recibe cada uno.
Apoderado general
El apoderado general recibe un conjunto amplio de facultades que le permite realizar numerosas actuaciones en nombre de la sociedad.
Los poderes generales son actos inscribibles en el Registro Mercantil.
Apoderado especial
El apoderado especial recibe facultades para una operación concreta o para un ámbito determinado.
Por ejemplo, podría otorgarse un poder únicamente para realizar una compraventa, actuar ante una determinada Administración o comparecer en una operación concreta.
El Reglamento del Registro Mercantil establece que no es obligatoria la inscripción de los poderes concedidos para actos concretos ni de determinados poderes para pleitos.
¿Quién nombra al apoderado?
El apoderado es nombrado mediante el otorgamiento de un poder por quien tenga facultades suficientes para representar a la sociedad, lo que constituye otra diferencia importante frente al administrador.
Mientras que el administrador normalmente es nombrado por la Junta General, el poder se otorga por quien tenga capacidad para representar a la sociedad conforme a la estructura de su órgano de administración.
Por ejemplo, una sociedad con administrador único puede otorgar mediante este un poder a una tercera persona.
El apoderado queda entonces facultado para realizar los actos que recoja ese poder.
¿El apoderado depende del administrador?
La relación entre apoderado y administrador parte de que el administrador ejerce las funciones propias del órgano de administración, mientras que el apoderado actúa dentro de las facultades que la sociedad le ha concedido.
El administrador ejerce las funciones propias del órgano de administración. El apoderado recibe de la sociedad unas facultades que han sido delimitadas mediante el poder.
Por ello, el administrador no necesita recibir un poder del apoderado para actuar como administrador. Es precisamente el órgano de administración el que puede organizar la representación voluntaria de la sociedad mediante apoderamientos.
¿Quién tiene más poder: un administrador o un apoderado?
El administrador tiene una posición societaria distinta y, en términos orgánicos, más amplia que el apoderado, porque forma parte del órgano al que la ley atribuye la gestión y representación de la sociedad.
Un apoderado general puede tener facultades muy extensas y realizar gran parte de las operaciones habituales de una empresa.
Pero sus facultades continúan dependiendo del contenido del poder que le haya otorgado la sociedad.
Por eso no debe confundirse un poder general muy amplio con el nombramiento como administrador.
¿Qué responsabilidad tiene un administrador?
La responsabilidad de un administrador está sometida a un régimen societario específico y constituye una de las diferencias jurídicas más importantes frente al apoderado.
Los administradores están sujetos a deberes específicos establecidos por la Ley de Sociedades de Capital, entre ellos los deberes de diligencia y lealtad.
Además, pueden responder frente a la propia sociedad, los socios y los acreedores sociales por daños causados mediante actos u omisiones contrarios a la ley o a los estatutos, o por incumplir los deberes inherentes al cargo cuando concurran los requisitos legales.
También existen supuestos específicos en los que pueden producirse responsabilidades relacionadas con situaciones de disolución, insolvencia u otros incumplimientos.
Por tanto, aceptar el cargo de administrador no consiste simplemente en aceptar una autorización para firmar documentos.
¿Un apoderado responde igual que un administrador?
Un apoderado no responde igual que un administrador por el simple hecho de tener un poder. El régimen específico de responsabilidad de los administradores no se aplica automáticamente a cualquier apoderado.
El régimen específico de responsabilidad de los administradores no se aplica automáticamente a cualquier persona que aparezca como apoderada.
Eso tampoco significa que un apoderado esté exento de responsabilidad.
Puede responder por actuaciones realizadas fuera de sus facultades, por incumplimientos propios, por los daños que cause o conforme a la relación jurídica que mantenga con la sociedad.
Además, la Ley de Sociedades de Capital extiende la responsabilidad societaria a los administradores de hecho.
Por ello, si una persona formalmente denominada “apoderado” es quien en la práctica desempeña funciones propias de administrador o dirige realmente la sociedad en los términos previstos legalmente, no basta con el nombre del cargo para excluir automáticamente posibles responsabilidades.
¿Puede un apoderado firmar en el banco?
Un apoderado puede firmar en el banco si el poder incluye las facultades bancarias necesarias y la entidad financiera acepta la documentación y completa sus controles internos.
El poder puede permitir, según su redacción, abrir o cancelar cuentas, realizar transferencias, ordenar pagos o efectuar otras operaciones.
La existencia del poder no obliga, sin embargo, a un banco a aceptar cualquier operativa sin realizar sus procesos de identificación y cumplimiento.
¿Puede un apoderado firmar contratos?
Un apoderado puede firmar contratos si dispone de facultades suficientes para el acto concreto que pretende formalizar.
Por ejemplo, puede estar autorizado para contratar proveedores, firmar arrendamientos, formalizar determinados servicios o realizar otras operaciones.
La cuestión fundamental es comprobar qué dice exactamente el poder.
¿Puede haber varios apoderados?
Puede haber varios apoderados en una misma sociedad. La empresa puede otorgar poderes a diferentes personas y distribuir sus facultades según las necesidades del negocio.
Por ejemplo:
- Un apoderado para operaciones bancarias.
- Otro para relaciones laborales.
- Otro para determinados contratos.
- Otro para actuaciones administrativas.
También puede establecerse que determinadas facultades tengan que ejercerse de forma conjunta por dos apoderados.
¿Administrador y apoderado pueden ser la misma persona?
Administrador y apoderado pueden ser la misma persona en determinadas estructuras, aunque ambas posiciones siguen siendo conceptualmente y jurídicamente diferentes.
La Dirección General ha reconocido que representación orgánica y representación voluntaria son instituciones distintas, aunque su acumulación puede generar problemas prácticos en determinados supuestos.
Especialmente deben valorarse cuestiones como la revocación del poder, la exigencia de responsabilidades y la utilidad real de otorgar a una persona facultades que ya posee por su cargo.
¿Cesa el apoderado cuando cambia el administrador?
El apoderado no cesa automáticamente cuando cambia el administrador. No debe darse por supuesto que el cambio del órgano de administración extingue por sí solo los poderes existentes.
El poder es otorgado por la sociedad y puede continuar vigente aunque posteriormente cambie la persona que ocupa el cargo de administrador, mientras no haya sido revocado o concurra otra causa de extinción.
Esta cuestión es especialmente importante cuando se compra una sociedad.
Cambiar al antiguo administrador no significa automáticamente que todos los poderes otorgados anteriormente hayan desaparecido.
Por eso una revisión seria de la documentación societaria debe comprobar también qué poderes generales constan vigentes y valorar si deben mantenerse o revocarse.
¿Qué ocurre con los poderes al comprar una sociedad?
Los poderes existentes deben revisarse al comprar una sociedad junto con la composición del órgano de administración, porque el cambio de propiedad no implica por sí solo que esos poderes desaparezcan.
El comprador puede querer:
- Cesar al administrador anterior.
- Nombrar un nuevo administrador.
- Revocar poderes anteriores.
- Mantener determinados poderes.
- Otorgar nuevos poderes generales o especiales.
Son actuaciones distintas y deben prepararse expresamente según la situación concreta de la sociedad.
¿Es mejor nombrar administrador o dar un poder?
Elegir entre nombrar administrador o dar un poder depende de la función que vaya a desempeñar la persona dentro de la sociedad.
Si debe asumir realmente la gestión y representación orgánica de la empresa, puede ser necesario valorar su nombramiento como administrador.
Si únicamente necesita capacidad para realizar determinadas actuaciones sin formar parte del órgano de administración, puede resultar más adecuado concederle un poder con facultades bien delimitadas.
| Necesidad | Figura que puede encajar |
|---|---|
| Dirigir y representar orgánicamente la sociedad | Administrador |
| Firmar determinadas operaciones bancarias | Apoderado |
| Representar habitualmente a la sociedad con facultades amplias | Apoderado general, si el poder está correctamente delimitado |
| Realizar una operación concreta | Apoderado especial |
| Asumir las decisiones propias del órgano de administración | Administrador |
Errores frecuentes al confundir administrador y apoderado
Los errores frecuentes al confundir administrador y apoderado suelen aparecer cuando no se distingue entre representación orgánica y facultades concedidas mediante poder.
- Pensar que un apoderado general es automáticamente administrador.
- Creer que cualquier apoderado puede firmar cualquier documento.
- No comprobar las facultades exactas incluidas en el poder.
- Creer que cambiar de administrador revoca automáticamente todos los poderes existentes.
- Pensar que un apoderado nunca puede asumir responsabilidad.
- Confundir un poder bancario con facultades generales para representar a la sociedad.
- No revisar los poderes vigentes cuando se compra una empresa.
- Mantener poderes de antiguos colaboradores después de un cambio en la propiedad o gestión.
Administrador y apoderado al comprar una sociedad ya constituida
Administrador y apoderado al comprar una sociedad ya constituida pueden intervenir al mismo tiempo, pero cumplen funciones diferentes y deben revisarse por separado dentro de la operación.
Lo habitual es determinar quién será el nuevo administrador y posteriormente decidir si otras personas necesitan poderes para actuar en nombre de la empresa.
Dependiendo de la operación, también puede ser necesario revisar y revocar poderes anteriores.
En VS Venta de Sociedades podemos preparar, junto con la transmisión de la sociedad, los cambios societarios y poderes que hayan sido contratados para adaptar la empresa a la estructura del nuevo comprador.