Nombrar un apoderado en una sociedad inactiva es posible. Una sociedad que ha comunicado a Hacienda el cese de sus actividades continúa existiendo jurídicamente mientras no haya sido disuelta y extinguida, por lo que puede seguir realizando determinados actos mercantiles y otorgar poderes de representación. La inactividad fiscal no equivale a la desaparición de la sociedad.
Ahora bien, hay que separar dos cuestiones que suelen confundirse. Una cosa es que una persona tenga poderes para representar a la sociedad y otra muy distinta que la sociedad esté fiscalmente habilitada para volver a desarrollar una actividad económica.
Un apoderado puede representar a una sociedad inactiva dentro de las facultades que le hayan sido concedidas. Pero el otorgamiento del poder no convierte automáticamente a la empresa en una sociedad activa ni permite utilizar la sociedad para comenzar a desarrollar normalmente una actividad económica sin comunicar previamente a la Agencia Tributaria los cambios censales correspondientes.
¿Se puede nombrar un apoderado en una sociedad inactiva?
Sí. El hecho de que una sociedad figure como inactiva ante Hacienda no impide por sí solo que pueda otorgar un poder.
Cuando una persona jurídica deja de realizar actividades económicas sin extinguirse, pasa a constar censalmente como entidad inactiva. Sigue manteniendo personalidad jurídica y permanece en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores con esa condición.
Por tanto, puede seguir existiendo un administrador, pueden celebrarse juntas, pueden adoptarse determinados acuerdos y el órgano de administración competente puede otorgar poderes para que otra persona represente a la sociedad.
Lo importante será comprobar quién tiene facultades para otorgar ese poder, qué facultades se conceden y cuál es la situación registral y fiscal de la sociedad.
Si el objetivo es empezar un proyecto con una sociedad ya constituida, puedes valorar comprar una sociedad ya constituida. Después de la compraventa pueden prepararse los poderes y cambios societarios que necesite el nuevo propietario, según cada operación.
¿Qué es un apoderado de una sociedad?
Un apoderado es una persona a la que la sociedad concede facultades para actuar en su nombre.
A diferencia del administrador, el apoderado no forma parte necesariamente del órgano de administración. Su capacidad para representar a la empresa nace del poder que se le ha otorgado y está limitada por su contenido.
Por ejemplo, dependiendo de cómo se redacte el poder, un apoderado podría quedar autorizado para:
- Representar a la sociedad ante organismos públicos.
- Realizar determinadas gestiones ante Hacienda.
- Comparecer ante administraciones.
- Firmar determinados contratos.
- Realizar operaciones bancarias, si el poder lo permite y la entidad bancaria las admite.
- Comprar o vender determinados bienes, cuando exista facultad suficiente.
- Representar a la empresa ante terceros.
- Otorgar determinados documentos públicos.
No existe una lista universal de facultades de cualquier apoderado. Hay que leer siempre la escritura de poder. Que una persona aparezca como apoderada no significa que pueda realizar cualquier operación en nombre de la empresa.
Diferencia entre administrador y apoderado en una sociedad inactiva
Esta diferencia es fundamental.
El administrador es el órgano que gestiona y representa orgánicamente a la sociedad conforme a la Ley de Sociedades de Capital, los estatutos y el sistema de administración establecido.
El apoderado recibe una representación voluntaria. Puede actuar porque el órgano competente de la sociedad le ha concedido determinadas facultades.
Si lo que se necesita no es otorgar facultades a otra persona sino sustituir a quien dirige la sociedad, explicamos por separado cómo cambiar administrador en una sociedad inactiva y qué ocurre cuando existen cuentas pendientes o la hoja registral está cerrada.
| Administrador | Apoderado |
|---|---|
| Forma parte del órgano de administración | No tiene por qué formar parte del órgano de administración |
| Su representación deriva del cargo | Su representación deriva del poder |
| Tiene las facultades propias de su cargo | Solo tiene las facultades concedidas |
| Puede otorgar poderes dentro de las competencias del órgano | No puede exceder las facultades recibidas |
| Su nombramiento es obligatoriamente inscribible | Depende del tipo de poder, los poderes generales son inscribibles obligatoriamente |
El Reglamento del Registro Mercantil establece expresamente la inscripción de los poderes generales, su modificación, revocación y sustitución. En cambio, no exige la inscripción de los poderes concedidos exclusivamente para realizar actos concretos.
Poder general y poder especial en una sociedad inactiva
Poder general
Un poder general concede al apoderado un conjunto amplio de facultades para actuar habitualmente en nombre de la sociedad dentro de los límites establecidos en la escritura.
Los poderes generales deben acceder al Registro Mercantil. Su inscripción proporciona además publicidad frente a terceros acerca de quién puede representar a la sociedad y con qué facultades. El Reglamento del Registro Mercantil incluye expresamente los poderes generales entre los actos de inscripción obligatoria.
Poder especial
Un poder especial puede limitarse a una operación determinada. Por ejemplo, comparecer en una escritura concreta, realizar una determinada gestión o ejecutar una operación expresamente identificada.
Los poderes para la realización de actos concretos no están sometidos a la misma obligación general de inscripción en el Registro Mercantil. Esto no significa que puedan redactarse de cualquier forma, ya que determinadas facultades requieren documento público según la naturaleza del acto que vaya a realizarse.
Cómo nombrar apoderado en una sociedad inactiva
El procedimiento es esencialmente el mismo que en una sociedad activa. La diferencia práctica aparece cuando la sociedad lleva varios años sin operar y existen incidencias fiscales o registrales.
1. Comprobar quién es el administrador actual
Antes de preparar el poder conviene verificar quién aparece como administrador de la sociedad y si su cargo está vigente.
El poder debe proceder de quien tenga facultades suficientes para representar a la sociedad y otorgarlo. En una sociedad con administrador único normalmente será éste quien comparezca en nombre de la sociedad. Con otros sistemas de administración habrá que respetar su régimen de actuación.
No basta con que los socios decidan informalmente que una persona será apoderada. El otorgamiento debe proceder del órgano societario competente para representar a la compañía. La doctrina registral ha diferenciado expresamente el acuerdo o voluntad de la junta del acto mediante el cual el órgano de administración confiere efectivamente el poder.
2. Determinar qué facultades necesita el apoderado
No siempre interesa conceder poderes muy amplios.
Hay que estudiar qué necesita hacer realmente esa persona. Un poder puede limitarse, por ejemplo, a realizar gestiones administrativas o fiscales, o incluir facultades bancarias, contractuales, procesales, mercantiles o patrimoniales.
Cuanto más importante sea la operación que posteriormente pretenda realizar el apoderado, más importante será comprobar que la escritura recoge expresamente facultades suficientes.
3. Otorgar el poder
Cuando por su contenido deba formalizarse en documento público, el administrador o representante competente comparecerá ante notario en nombre de la sociedad y otorgará el poder a favor de la persona elegida.
El Código Civil exige documento público, entre otros supuestos, para el poder para administrar bienes y para poderes cuyo objeto afecte a actos que deban documentarse en escritura pública o hayan de perjudicar a terceros.
4. Inscribir el poder cuando corresponda
Si estamos ante un poder general, debe presentarse en el Registro Mercantil. El Reglamento establece expresamente que los poderes generales, sus modificaciones, revocaciones y sustituciones se inscriben en la hoja de la sociedad.
Y aquí aparece uno de los problemas habituales de las sociedades que llevan años inactivas: la hoja registral puede estar cerrada.
¿Puede una sociedad inactiva con cuentas pendientes nombrar apoderado?
La respuesta depende de si las cuentas pendientes han provocado el cierre de la hoja registral.
Una sociedad continúa teniendo que formular, aprobar y depositar sus cuentas anuales aunque no desarrolle actividad. La inactividad fiscal no extingue las obligaciones mercantiles mientras la sociedad continúe existiendo.
Cuando transcurre un año desde el cierre del ejercicio sin que se hayan depositado las cuentas anuales debidamente aprobadas, el Registro Mercantil deja de inscribir nuevos documentos de la sociedad hasta que se regularice la situación, salvo las excepciones establecidas expresamente.
Y existe aquí una diferencia muy importante.
Se puede revocar un poder con la hoja cerrada
La normativa permite expresamente que, pese al cierre registral por falta de cuentas, pueda inscribirse la revocación o renuncia de poderes.
Por tanto, una sociedad con la hoja cerrada puede eliminar del Registro determinados poderes existentes.
No se puede inscribir normalmente un nuevo poder general
El otorgamiento de un nuevo poder no figura entre las excepciones previstas para el cierre registral.
Eso significa que si la sociedad tiene la hoja cerrada por falta de depósito de cuentas, el Registro puede impedir la inscripción del nuevo poder general hasta que se solucionen las cuentas pendientes.
Por eso no tiene mucho sentido preparar primero la escritura y comprobar después la situación registral. En una sociedad antigua conviene hacerlo al revés.
- Solicitar información registral actualizada.
- Comprobar las cuentas depositadas.
- Comprobar al administrador vigente.
- Revisar la situación fiscal.
- Comprobar el NIF.
- Preparar después el poder necesario.
Una sociedad inactiva con apoderado no puede empezar a facturar automáticamente
Este punto genera bastantes confusiones.
Dar un poder a una persona no reactiva fiscalmente la sociedad.
Cuando una sociedad comunica mediante el modelo 036 que deja de ejercer todas sus actividades empresariales o profesionales, pasa a figurar como entidad inactiva. La AEAT señala que estas entidades permanecen en el censo con esa condición hasta su extinción.
Por tanto, no es correcto nombrar un apoderado y entender que desde ese momento puede empezar a desarrollar normalmente una actividad económica y emitir facturas como si la sociedad estuviese ya operativa.
Si la sociedad va a reiniciar una actividad empresarial tendrá que comunicar censalmente los datos correspondientes mediante el modelo 036 y dar de alta las actividades y obligaciones fiscales que procedan. La AEAT utiliza precisamente el modelo 036 para comunicar modificaciones de actividades económicas, IVA, retenciones y demás circunstancias censales.
Por eso hay que diferenciar:
- Otorgar un poder.
- Estar representado por un apoderado.
- Reactivar una actividad económica.
- Comenzar a facturar.
Son actuaciones relacionadas en algunos casos, pero jurídicamente y fiscalmente no son lo mismo.
¿Puede el apoderado hacer gestiones para reactivar la sociedad?
Sí, siempre que el poder concedido incluya facultades suficientes para esa actuación concreta.
Por ejemplo, un apoderado con facultades adecuadas podría representar a la sociedad ante la Agencia Tributaria y realizar gestiones censales. La AEAT dispone además de procedimientos específicos para modificar datos relativos a representantes, actividades, locales e impuestos mediante el modelo 036.
Pero hay que volver al contenido de la escritura: no todos los poderes permiten realizar todas las gestiones.
Si el objetivo del poder es precisamente que una persona se encargue de poner nuevamente en funcionamiento una sociedad antigua, conviene redactar las facultades pensando en las actuaciones reales que tendrá que ejecutar.
¿Una sociedad inactiva sigue presentando el Impuesto sobre Sociedades?
Sí.
Este es otro error frecuente. Una sociedad que ha cesado su actividad continúa obligada a presentar el Impuesto sobre Sociedades mientras no se haya extinguido, aunque no haya facturado durante el ejercicio. La Agencia Tributaria mantiene expresamente esta obligación para las entidades inactivas.
Por tanto, antes de nombrar un apoderado en una sociedad que lleva años parada conviene revisar si se han presentado los ejercicios anteriores.
No presentar declaraciones durante años puede provocar problemas fiscales adicionales y, en determinados supuestos, una baja provisional en el índice de entidades.
¿Qué ocurre si existe baja en el índice de entidades?
La baja provisional en el índice de entidades es distinta de la simple inactividad.
Cuando la AEAT comunica la baja provisional al Registro Mercantil, la hoja puede quedar sometida a un cierre fiscal que impide practicar nuevas inscripciones mientras persista esa situación, salvo las excepciones legalmente admitidas.
Este cierre es más severo que el producido simplemente por no haber depositado cuentas, por lo que antes de preparar un nuevo poder hay que identificar exactamente qué incidencia aparece en la sociedad.
¿Y si la sociedad tiene el NIF revocado?
Entonces el problema cambia completamente.
La revocación del NIF produce consecuencias muy importantes. La Ley General Tributaria establece que, cuando la revocación afecta a una entidad, el notario debe abstenerse de autorizar instrumentos públicos relativos a actos, contratos y negocios jurídicos de la entidad y se impide el acceso a registros públicos mientras el NIF no sea rehabilitado, salvo los trámites imprescindibles para cancelar la propia nota de revocación.
Por tanto, una sociedad simplemente inactiva puede otorgar un poder si cumple los requisitos correspondientes.
Una sociedad con NIF revocado no está en la misma situación.
Si para nombrar al apoderado es necesario otorgar escritura pública y acceder después al Registro Mercantil, la revocación del NIF deberá abordarse previamente.
Qué comprobar antes de dar poderes en una sociedad inactiva
Cuando la sociedad lleva tiempo sin actividad, recomendamos revisar al menos estos puntos antes de preparar la escritura:
- Que la sociedad continúe inscrita.
- Quién aparece como administrador.
- Que el cargo del administrador sea válido y suficiente para otorgar el poder.
- Qué sistema de administración tiene la compañía.
- Qué cuentas anuales están depositadas.
- Si existe cierre de hoja registral.
- Si hay baja provisional en el índice de entidades.
- Si el NIF está vigente.
- Si están presentados los Impuestos sobre Sociedades.
- Qué facultades concretas necesita el futuro apoderado.
- Si será un poder general o un poder para una operación concreta.
Esta revisión previa evita firmar un poder general que posteriormente no pueda inscribirse o descubrir en la notaría que la sociedad presenta una incidencia fiscal que bloquea la operación.
¿Para qué sirve tener un apoderado en una sociedad inactiva?
Puede tener bastante utilidad.
Hay sociedades que permanecen inactivas porque temporalmente no desarrollan ningún negocio, pero los socios quieren conservarlas. En esos casos puede interesar que una persona distinta del administrador pueda encargarse de determinadas gestiones.
También puede ser útil cuando el administrador reside en otra ciudad o país, cuando una persona va a encargarse de preparar la futura reactivación de la sociedad o cuando se quiere facilitar una operación concreta sin modificar el órgano de administración.
El error sería utilizar el apoderamiento para intentar sustituir artificialmente todas las funciones del administrador o para mantener una actividad económica habitual mientras la sociedad continúa declarada como inactiva.
¿Puede el apoderado firmar contratos si la sociedad está inactiva?
Puede firmar aquellos contratos para los que tenga facultades suficientes, pero la respuesta fiscal dependerá también de la naturaleza de la operación.
No todos los contratos significan necesariamente que una sociedad haya reiniciado una actividad económica. Una entidad inactiva sigue existiendo y puede necesitar realizar actuaciones relacionadas con su patrimonio, obligaciones anteriores, defensa jurídica o preparación de su futura actividad.
Pero si empieza a prestar servicios, vender productos o desarrollar nuevamente una actividad empresarial de forma efectiva, ya no estamos simplemente ante una sociedad inactiva realizando actos de conservación o preparación. Deben revisarse y modificarse sus datos censales y obligaciones tributarias.
Por eso decir simplemente “una sociedad inactiva no puede firmar nada” sería incorrecto. Y decir “como tiene apoderado ya puede facturar” también lo sería.
¿Puede un apoderado sustituir al administrador?
No.
Un apoderado puede recibir facultades muy amplias, pero sigue existiendo una diferencia entre representación orgánica y representación voluntaria.
El administrador continúa siendo el órgano societario al que corresponde la administración y representación de la compañía conforme al sistema previsto en sus estatutos. El apoderado actúa por las facultades que el propio órgano competente le ha concedido.
Por eso otorgar un poder no sirve para solucionar un administrador fallecido, cuyo cargo ha caducado o una sociedad que se ha quedado sin órgano de administración operativo. Esas situaciones requieren analizar y regularizar el órgano de administración.
Revocar un poder de una sociedad inactiva
Un poder no tiene por qué permanecer indefinidamente.
El órgano competente de la sociedad puede revocarlo. Además, el Reglamento del Registro Mercantil contempla expresamente la modificación, revocación y sustitución de los poderes generales.
Hay además una ventaja práctica importante en sociedades con problemas registrales: la revocación o renuncia de poderes es una de las excepciones admitidas cuando existe cierre registral por falta de depósito de cuentas.
Es decir, la normativa permite eliminar una representación anterior aunque la hoja esté cerrada, precisamente mientras bloquea otras nuevas inscripciones.
Errores frecuentes al nombrar un apoderado en una sociedad inactiva
- Pensar que el apoderado sustituye al administrador.
- Creer que el poder reactiva automáticamente la sociedad.
- Empezar a facturar sin revisar previamente la situación censal.
- No comprobar si el administrador que otorga el poder sigue vigente.
- No revisar las cuentas anuales.
- Intentar inscribir un poder general con la hoja registral cerrada.
- Confundir una sociedad inactiva con una sociedad con NIF revocado.
- Conceder facultades demasiado amplias cuando solo se necesita una operación concreta.
- Conceder facultades insuficientes y descubrirlo cuando el apoderado intenta realizar la operación.
Cómo tramitamos un apoderado en una sociedad inactiva
Cuando una sociedad lleva varios ejercicios parada, el trabajo debería comenzar revisando su situación y no directamente preparando una escritura.
- Comprobamos la situación registral de la sociedad.
- Revisamos quién aparece como administrador.
- Comprobamos posibles cierres de hoja.
- Revisamos cuentas anuales e Impuestos sobre Sociedades pendientes.
- Comprobamos la situación del NIF.
- Definimos las facultades que realmente necesita el apoderado.
- Preparamos el otorgamiento del poder y su inscripción cuando corresponda.
- Si la sociedad va a volver a desarrollar actividad, se deberá coordinar también su situación censal y las altas fiscales necesarias.
Si necesitas nombrar un apoderado en una sociedad inactiva, podemos revisar previamente la sociedad y determinar si el poder puede otorgarse e inscribirse directamente o si existen incidencias que deban solucionarse antes.
Preguntas frecuentes sobre apoderados y sociedades inactivas
Estas son las dudas más habituales cuando una sociedad sin actividad necesita conceder facultades de representación a otra persona.
¿Se puede nombrar un apoderado en una sociedad inactiva?
Sí. La inactividad censal no extingue la sociedad. Mientras continúe existiendo y el órgano de administración pueda actuar válidamente, puede otorgar poderes. Habrá que comprobar además que no exista un cierre registral, baja en el índice de entidades o NIF revocado que impida realizar o inscribir la operación.
¿Puede facturar un apoderado de una sociedad inactiva?
El problema no está en quién firma la factura, sino en la situación de la sociedad. El poder no reactiva fiscalmente a la empresa. Si la sociedad va a reiniciar su actividad económica deberá comunicar mediante el modelo 036 las actividades y obligaciones tributarias correspondientes. No debe utilizarse un apoderamiento para continuar facturando normalmente mientras la entidad sigue declarada como inactiva.
¿Cómo nombrar apoderado en una sociedad inactiva?
Primero debe comprobarse quién tiene facultades para representar a la sociedad. Después se determinan las facultades que necesita el apoderado y se formaliza el poder en la forma correspondiente. Cuando se trata de poderes generales deberán inscribirse en el Registro Mercantil.
¿Se puede otorgar un poder general con cuentas anuales pendientes?
Si la falta de depósito de cuentas ha provocado el cierre de la hoja registral, el otorgamiento de un nuevo poder general no se encuentra entre las excepciones que pueden inscribirse. Normalmente habrá que regularizar primero la situación registral.
¿Se puede revocar un apoderado con la hoja registral cerrada?
Sí, cuando el cierre deriva de la falta de depósito de cuentas, la revocación o renuncia de poderes está expresamente exceptuada del cierre registral. Es una diferencia importante respecto del otorgamiento de un poder nuevo.
¿Un apoderado es lo mismo que un administrador?
No. El administrador forma parte del órgano de administración de la sociedad. El apoderado recibe determinadas facultades mediante un poder y solo puede actuar dentro de los límites concedidos.
¿Una sociedad inactiva sigue teniendo que presentar el Impuesto sobre Sociedades?
Sí. La condición de sociedad inactiva no elimina la obligación de presentar el Impuesto sobre Sociedades mientras la entidad continúe existiendo jurídicamente.
¿Una sociedad inactiva debe seguir presentando cuentas anuales?
Sí. La sociedad continúa teniendo obligaciones mercantiles aunque haya cesado su actividad económica. La falta de depósito durante el tiempo legalmente previsto puede provocar el cierre de la hoja registral y bloquear nuevas inscripciones.
¿Puede nombrarse apoderado si el NIF está revocado?
La revocación del NIF genera restricciones mucho más graves que la simple inactividad. Entre otras consecuencias, limita el otorgamiento de instrumentos públicos y el acceso a registros públicos mientras el NIF no haya sido rehabilitado, por lo que deberá analizarse y normalmente solucionarse primero esa situación.
Comprar una sociedad inactiva con administrador y posibilidad de otorgar poderes
Cuando el objetivo real es disponer de una sociedad para iniciar un nuevo proyecto, no siempre compensa recuperar una empresa antigua con años de cuentas pendientes, incidencias fiscales o problemas con sus administradores y apoderados.
Otra posibilidad es adquirir una sociedad ya constituida y revisar desde el principio quién será su administrador y qué personas necesitarán poderes para trabajar posteriormente con ella.
En una compraventa de sociedad pueden coordinarse la transmisión de las participaciones y los cambios societarios necesarios. Posteriormente, el nuevo órgano de administración puede otorgar los poderes que necesite la empresa de acuerdo con la operativa prevista.
En VS | Ventasociedades disponemos de sociedades inactivas en venta ya constituidas en España. Antes de formalizar una operación revisamos la sociedad elegida y preparamos la transmisión y los cambios necesarios según cada caso.
Si el comprador quiere empezar a trabajar con la sociedad, también hay que distinguir entre adquirirla, nombrar administrador, otorgar poderes y comunicar el inicio o reinicio de la actividad económica. Son trámites diferentes que conviene coordinar desde el principio.
Si ya tienes una sociedad y necesitas nombrar un apoderado, podemos revisar previamente su estado. Y si prefieres adquirir una sociedad ya constituida, puedes consultar nuestro listado de sociedades disponibles. En ambos casos, tener un apoderado en una sociedad inactiva no sustituye la necesidad de regularizar su situación fiscal antes de comenzar nuevamente la actividad y facturar.
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